目次
本機能の概要
電子ファイルを管理する機能とは?
日々の経理業務に紐づく 紙以外の電子で受領したデータ(電子取引) を一元的に保管・管理できる機能となります。
本機能は 会計左メニューの「証憑書類管理」から利用することが可能になります。
電子取引を保存しなければならない?
2020年10月 電子帳簿保存法が改正され、電子データによるやり取りした取引関係書類(電子取引)は
2024年1月 紙ではなく 電磁的な記録を保存しなければならないこととされています。
※ 電子帳簿保存法の詳細につきましては 電子帳簿保存法の概要(国税庁) をご確認ください。
※ 法人・個人事業主関係なく電子取引は2024年1月 電磁的な記録が必要されています。
※ 保存要件や、対象となる書類については 想定される利用シーン をご確認ください。
本機能は複雑化する資料管理を直感的に滞りなく行えるよう機能を提供しております。
なおジョブルポでは入力期限内に電子データを保存いただければ
保存した日付、修正や削除をした場合の履歴をシステムで管理しており
修正の事実と内容を確認することが可能になります。
ジョブルポを止めたら?
ジョブルポの利用をやめても(退会しても)、保存された電子ファイルが勝手に削除されることはありません。
退会後に以下を行いたい場合は、一度サポートセンターへお問い合わせください。
- ジョブルポに保存したファイルを削除をしたい
- ジョブルポに保存したファイルをダウンロードしたい
電子帳簿保存法の対応機能
現在(2022年6月)、ジョブルポの電子帳簿保存法への対応状況は
本機能を用いた「紙以外の電子で受領したデータ(電子取引)の保存 ※」に対応しております。
今後とも電子帳簿保存法に対応した機能をアップデートしていく予定でございます。
アップデートした際には随時お知らせいたします。
※ ジョブルポにて電子取引の管理にあたって社内規定をご用意していただく必要がございます。 電子取引の管理 社内ルール ひな形 こちらのサンプルを参考にご用意してください。
準備すること
用意しておくこと?
2022年1月以降 税務署長の事前承認制度が廃止され、申請書の提出は不要になります。
ですが ジョブルポにて 電子帳簿保存法の電子取引の保存を ご対応いただくために
社内規程をご用意していただく必要がございます。
社内規程のサンプルをご案内いたします。
電子取引の管理 社内ルール ひな形
※ テンプレート内の[括弧書きの部分] など お客様独自の内容で書き換えてください。
※ 電子帳簿保存法の改正時や社内運用の変更時は、規程の見直しが必要となる場合があります。運用や社内規程につきましては税務署や税理士にご相談ください。
想定される利用シーン
個人事業主も必要?
電子取引(紙ではなく電子データにてやり取りした取引)の保存は 法人・個人事業主関係なく電磁的な記録を保存しなければならないこととされています。
電子取引のデータを受領したら?
従業員や取引先から受領した取引に関連する電子データは入力期限など社内規定に従い保管する必要があります。
具体的に保管に該当する資料の一例については次をご覧ください。
具体的に保存に該当するもの?
保存の対象となるのは、契約書や見積書、発注書、請求書、領収書、送り状など紙ではなく電子データにてやり取りをしたすべての取引情報です。
具体的には以下のような取引・資料が該当します。
- メール等で受領した領収書(添付ファイルも含む)
- ECサイトからダウンロードできる領収書
- ダウンロードできないが「購入日」・「支払先」・「金額」等が画面に記載されている ※1
- ネットワーク経由でビジネス文書をやり取りするEDI取引
※1 アプリやサイトなどインターネットを介した電子領収書に値し画面キャプチャ等で保存する必要があります。
ファイルを保存する
容量
本機能は全てのプランで利用することができます。
ただし保管できる容量はプランごとに異なりますご了承ください。
- 【体験版プラン】100MBまで
- 【有料プラン】500MBまで
保管できるファイル
本機能では以下の形式のファイルを取り込めます。
- 各種画像ファイル（JPEG、GIF、PNGなど）※1
- Excelファイル
- Wordファイル
- 圧縮ファイル
- CSVファイル
※1 複数の画像を保存する場合 各画像ごとに保存してください
| 画面 | 内容 |
|---|---|
| ファイル選択 【入力必須】 |
保存する取引ファイルを選択してください。 ※ 1度の保存に複数のファイルは指定できません。 ※ 未対応のファイルまたは、5MB以上のファイルは指定できません。 |
| 取引内容 【入力任意】 (ファイルを検索する索引) |
電子帳簿保存法上必要な次の情報をそれぞれ入力します。 指定しないで登録した場合【索引未登録】で登録されます。 指定して登録した場合【取引書類】で登録されます。 ※ 金額など未定で ファイルのみをアップロードしたい場合は入力しないで保存することができます。 ※ ここで記載された「発行日」「金額」「取引先」によって、法令要件を満たすことができます。 「取引先」は「補助科目」から選択できます。 |
| 登録 | 選択されたファイル・入力された取引内容(索引)を基に証憑書類を保存します。 |
| クリア | 選択されたファイル・入力された取引内容(索引)をクリアします。 |
ファイルを検索する
| 画面 | 内容 |
|---|---|
| キーワードを入力 |
入力されたワードに該当するファイルを検索します。 (例: 2022/05/01 → 2022/05/01に登録された または 発行日が 2022/05/01) |
| 検索条件追加 | 以下の詳細検索条件を追加して検索します。 |
| 詳細検索条件 |
電子帳簿保存法上必要な「発行日」、「金額」の範囲指定や 「取引先」、「メモ」、「最終更新」の指定し検索できます。 |
| 検索 | 詳細検索条件とキーワードの内容で検索されます。 |
| クリア | 指定された検索条件を空にして一覧を表示されます。 |
ファイルの詳細を確認する
索引を登録した【取引書類】を一覧からクリック
メニューから「内容を確認する」をクリックすると画面が表示されます。
※ 【索引未登録】の「内容を確認する」をクリックすると「証憑書類の索引を登録する」が表示されます。
| 画面 | 内容 |
|---|---|
| 戻る | 左上の「← 戻る」から一覧画面へ戻ります。 |
| バージョン選択 |
この取引書類のファイルの訂正ごとに履歴管理されます。 初期表示として最新の内容が表示されます。 過去の各履歴の内容を確認、ダウンロードする際に切り替えてください。 |
| ダウンロード |
表示しているバージョンのファイル内容をダウンロードされます。 ダウンロードしたファイル名は電子帳簿保存法上必要なファイル管理として 「発行日(年月日)_取引先_金額(カンマなし)」でダウンロードされます。 |
| 訂正する |
最新バージョンのファイルの訂正や取引内容の編集画面へ遷移します。 内容はファイルを訂正する をご確認ください。 |
| 削除する |
内容はファイルを削除する をご確認ください。
※仕訳に添付されている場合、紐付けを解除しないと削除できません。(仕訳内容の一覧をクリックし紐付けを解除してください) |
| 仕訳にファイルを添付する | 仕訳帳などから添付された仕訳の内容も表示されます。 |
| 表示内容 | 選択しているバージョンの最終更新された取引内容などが表示されます。 |
ファイルを訂正する
| 画面 | 内容 |
|---|---|
| 戻る | 左上の「← 戻る」から詳細画面へ戻ります。 |
| 表示内容 |
最新バージョンのファイル、取引内容が表示されます。 変更が不要な場合は左上の「← 戻る」から詳細画面へ戻りください。 |
| ファイル訂正 |
選択ミスや見読性が著しい場合などファイルを訂正してください。 ファイルを変更すると修正理由を記載いただく必要があります。 |
| 索引の変更 |
ファイルを訂正せず索引の内容のみを変更する場合は、ファイルを変更せず 該当する「発行日」「取引先」「金額」「取引 メモ」を変更し更新してください。 |
| クリア | 訂正画面を表示した時の情報に戻ります。 |
| 更新する |
ファイルを変更し修正理由を入力した場合、新しい履歴(バージョン)として更新されます。 ファイルを変更せず 索引を変更した場合、履歴(バージョン)はそのまま更新されます。 ファイルと索引ともに変更した場合、 新しい履歴(バージョン)に変更した索引が反映され更新されます。 |
ファイルを削除する
削除の注意事項
削除した場合、表示書類をジョブルポで保存していた過去のバージョンも含め削除されます。
バックアップが必要な場合は 1度ダウンロードしていただき削除してください。
削除の方法
一覧の画面から削除したいものをクリックしメニューから「削除する」をクリックしてください。
または詳細画面のメニューから「削除する」を押下してください。
仕訳にファイルを添付する
添付したい仕訳を検索し、一覧上に表示してください。
添付する仕訳を選択する(チェックする)ことで、書類を仕訳に添付するごとができます。
一つの書類を複数の仕訳に添付することも可能です。
